Cette offre est lié au département Lyra
Mots clés:
Office Manager
JOB TARGET / RAISON D'ÊTRE
Vous rejoindrez le Centre d'Entraînement et de Développement de l’Intelligence Artificielle (CEDIA) à Rennes, une structure créée récemment par Preligens afin de développer et entraîner de nouveaux algorithmes.
En tant qu’Office Manager vous assurez le bon fonctionnement global de l’établissement en couvrant la gestion administrative, le support aux Ressources Humaines et le suivi financier du site.
A ce titre, vous êtes un(e) contributeur(rise) majeur(e) de la qualité de vie au travail et du bien-être des salariés de Preligens à Rennes.
MAIN AREAS OF ACCOUNTABILITY / PÉRIMÈTRE DE RESPONSABILITÉS
Office management :
- Assurer le bon fonctionnement des locaux dans le respect des normes sanitaires et de sécurité
- Responsable des flux entrants et sortants de l’entreprise : accueil des visiteurs, prestataires externes
- Gestion de l'administratif du centre : relève du courrier, rédaction de lettres ou documents administratifs
- Onboarding, off-boarding des collaborateurs sur site : Accueil, intégration, logistique de formation, dotation en équipement
- Support aux collaborateurs sur site concernant les outils ou l'administratif RH
- Mise en oeuvre des initiatives de qualité de vie au travail en lien avec le siège socialOrganisation d’évènements conviviaux permettant la cohésion des équipes
Finance en lien avec l’équipe du siège social :
- Gestion de la sous-traitance assurant la maintenance et le fonctionnement de l’établissement
- Suivi financier du site conformément au budget (suivi des coûts de fonctionnement, des paiements fournisseurs en lien avec le siège de Preligens)
MAIN ACTIVITIES / ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Coordination du process de onboarding / off-boarding : achat et remplacement du matériel informatique (écrans, souris etc…), gestion des cartes d’accès aux locaux, agenda et logistique de formation, animation « happiness management »…
- Participation à l’organisation de projets événementiels internes et externes (salons, webinar, teambuilding, etc..)
- Gestion des approvisionnements pour le site (informatique, bureautique, consommables, alimentaire…) dans le respect des procédures
- Gestion quotidienne des espaces de travail en respect des normes de santé / sécurité (en relation avec nos équipes RH et sécurité)
- Gestion des agendas
- Identifier et administrer des solutions optimums (efficacité et budget) afin d’assurer le fonctionnement du site (Entreprises de maintenance…)
- Gestion quotidienne de la comptabilité du site de Rennes
- Suivi financière du budget de fonctionnement du siteCoordination des paiements fournisseurs en lien avec la finance du siègeGarant du process des notes de frais et des paiements mensuels aux collaborateurs
INFLUENCE ON RESULTS / DIMENSIONS CARACTÉRISTIQUES
Must-haves:
Dans un contexte transverse aux nombreux clients internes, l’Office Manager devra faire preuve d’une bonne capacité d’adaptation et d’une grande souplesse d’esprit(e)L’Office Manager doit être force de proposition, et ne pas se contenter d’appliquer ce qu’on lui dit, il va plus loin et pousse ses idées auprès de la direction(e)Il a le sens des responsabilités et sait gérer ses projets(e)Bonne capacité d’animation et sens relationnel fortMaîtrise des outils de bureautique (suite office)Sens du service et volonté forte de donner satisfactionExcellentes capacités d’expression orale et écrite
Nice-to-haves:
Diplômé(e) du supérieur, vous justifiez d’une première expérience réussie en gestion administrative / gestion de projets