Cette offre est lié au département Facilities
Mots clés:
Office Manager
Office Manager Europe du Sud / Assistant(e) de Direction
– A pourvoir immédiatement
SharkNinja recherche un(e)Office Manager pour rejoindre notre équipe française basée à Boulogne-Billancourt.Vous serez chargé(e)de la gestion des bureaux dans un environnement de bureau très actif(e) Vous assisterez également le Directeur Général Europe du Sud dans l’accomplissement de ses missions. Vous aurez une approche positive et flexible, vous serez capable de travailler en équipe mais aussi motivé(e)et faisant preuve d’esprit d’initiative(e)L'environnement est dynamique et exige un niveau élevé de gestion et de hiérarchisation des tâches(e)Vous devez être capable de gérer plus d'une tâche à la fois et être à l’aise dans un travail stimulant et varié.
Responsabilités du rôle :
- Fournir un soutien administratif général aux équipes de la Région Sud-Europe
- Créer et mettre en œuvre des pratiques et des systèmes de travail efficaces
- Veiller à ce que le système de gestion des projets soit mis à jour par tous les acteurs sur le terrain
- Gestion de l'agenda
- Commande de tout le matériel de bureau et de papeterie.
- Organiser les réunions du service, y compris coordonner les réservations de salles et s'assurer que les salles sont adaptées à leur destination avec l'équipement informatique, audiovisuel et le mobilier approprié.
- Gestion extensive de l'agenda, y compris la coordination proactive et l'organisation des réunions.
- S'assurer que toute la documentation nécessaire et les éléments requis avant les réunions sont en place.
- Assister aux réunions/conférences téléphoniques et rédiger des comptes rendus afin d'assurer le suivi des actions.
- Organiser les voyages, l'hébergement et les transferts, y compris les itinéraires internationaux complexes.
- Gérer les dépenses et générer des bons de commande administratifs
- Produire des documents, des rapports, des présentations, des ordres du jour, relire des épreuves et créer des feuilles de calcul.
- Soutien ponctuel à d'autres membres de l'équipe de direction, selon les besoins.
Expérience et compétences requises :
Expérience en gestion de bureau, idéalement au sein d'un FMCG
Compétence avec les applications Microsoft Office
Capacité à établir des priorités et à planifier sa propre charge de travail
Une grande attention aux détails
Excellentes compétences interpersonnelles, autant à l'écrit qu'à l'oral
Excellentes capacités d'organisation
Doit pouvoir parler couramment le français/l'anglais – potentiellement l’italien et/ou l’espagnol
Expérience dans la définition et la mise en œuvre de politiques ou de procédures
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