Office ManagerParis - June 2022

Hotwire est une société internationale de conseil en communication spécialisée dans les nouvelles technologies. Fondée en 2000, nous opérons auprès d’un réseau mondial de bureaux et de partenaires au service d'un éventail de clients allant d’entreprises en croissance jusqu’aux multinationales établies.

Notre bureau recherche actuellement un(e) office manager / assistant(e) de gestion afin de nous aider dans la gestion logistique et administrative de l'agence.

Hotwire est une agence dynamique composée d'une trentaine de collaborateurs au sein de son bureau parisien(e)L'état d'esprit est à la proactivité et à la prise d'initiative aussi bien dans la façon de travailler pour nos clients que de gérer notre vie d'agence(e)Nous recherchons une personne pour occuper un poste qui se veut polyvalent par nature et qui aura pour vocation de soutenir l'ensemble des collaborateurs, des stagiaires jusqu'à la directrice générale de l'agence.

Le/la candidat(e) idéal(e) sera donc un véritable couteau-suisse qui se démarquera par sa grande capacité à s'adapter, à trouver des solutions, par son envie d'apprendre mais aussi par sa parfaite maitrise de l'orthographe et sa faculté à s'exprimer en anglais(e)Notre agence est basée à Paris mais nous faisons partie d'un réseau international qui nécessite une bonne maitrise de l'anglais(e)Travailler en agence demande de savoir travailler sur un rythme soutenu avec des délais d'exécution courts...parfois très courts(e)Nous recherchons donc une personne qui saura nous accompagner sur ce rythme. La rapidité et la réactivité sont les autres mots clés de la réussite de ce poste.

Les missions constitutives du poste comprendront les tâches suivantes :

Assister l'équipe Opérations

L'équipe Opérations est composée de la Directrice Générale, du Responsable Financier et de la Directrice des Ressources Humaines(e)Vous serez amené(e) à les assister sur certaines de leurs missions, de bonnes notions en comptabilité ou en ressources humaines sont donc un vrai plus.

• Soutien sur l'ensemble du cycle d'accueil des nouveaux collaborateurs
• Secrétariat classique (mise à jour de documents, prise de notes, aide à la prise de rendez-vous, réservation de voyage...)
• Gestion du parc d'équipements informatiques (notre équipe informatique est basée à Londres, la maitrise de l'anglais joue donc un rôle important sur cette partie du poste notamment)
• Numérisation, classement et archivage des factures et autres documents financiers
• Création de devis
• Soutien lors des différents audits
• Emission de bons de commandes et création des comptes clients / fournisseurs

Assurer l'accueil et la bonne tenue de nos locaux

• Accueil des visiteurs / Envoi, relève, distribution et numérisation du courrier
• Suivi des envois de colis et coursiers
• Garant(e) de la propreté et de la bonne tenue des espaces communs (nous avons une femme de ménage, pas d'inquiétude !)
• Commande de fournitures / Suivi des stocks (fournitures de bureau, produits d'entretien, snacks, boissons, etc)
• Préparation des salles de réunion / Gestion complète du catering en cas de réunions
• Gestion des relations avec les différents prestataires liés à nos locaux (gardien, femme de ménage, etc)(e)Vous serez le premier contact de l'équipe en cas de dysfonctionnement lié à nos locaux.

L'ambiance de travail est un point primordial pour nous, nous recherchons donc une personne qui en plus de faire preuve des qualités ci-dessus, saura s'intégrer à notre équipe et contribuera à la convivialité de notre quotidien !

Le poste est ouvert à temps plein mais peut aussi l'être à temps partiel(e)Une journée de télétravail par semaine est envisageable sur ce poste pour les personnes à temps plein.

Nos locaux sont au 105 rue du Faubourg Saint Honoré, 75008 Paris.

PS : je ne pourrai malheureusement pas répondre à toutes les candidatures, merci de considérer que votre profil n'a pas été retenu si vous n'avez pas eu de réponse au bout d'un mois.